Ефективна среща в 10 стъпки

Всички сме участвали в лошо организирана среща и знаем какво представлява тя. Отделяте си време в графика, приготвяте се, но не знаете точно за какво ще бъде. Чудите се какво правите там и има ли нужда изобщо от среща (или е могла да бъде имейл). Разговорът няма ясна посока или се обсъждат ненужни детайли. Проточва се много повече от планираното. Присъстват много хора, но не е ясно от кого зависят решенията и задачите. Приключвате срещата без да сте взели решение и без да сте определили следващите си стъпки.

Наред с други добри практики, ефективното водене на срещи е от съществено значение за успеха на всяка организация. Добре планираните и ръководени срещи не само спестяват време и ресурси, но и повишават мотивацията и ангажираността на участниците. Запомнете, че всяка среща е възможност за създаване на стойност и напредък – използвайте я разумно.

комуникация

Предлагаме ви няколко стъпки, които ще ви помогнат да избегнете горните проблеми и да направите срещите си по-ефективни.

Преди изобщо да планирате среща, помислете дали можете да постигнете целта си като напишете имейл или се обадите по телефона. Ако все пак прецените, че е необходима, следвайте следните стъпки.

Преди срещата

  1. Определете цел.

Първата стъпка към ефективната среща е определянето на основната цел. По този начин ще можете да се фокусирате и да знаете дали срещата е била успешна. Целта може да бъде да вземете решение, да решите определен проблем, да се сподели конкретна информация или да се обсъди определена тема.

  1. Съставете дневен ред.

Да си съставите дневен ред има две основни ползи – можете да бъдете сигурни, че ще включите всички необохидми въпроси и ще зададете очаквания за другите присъстващи. Обърнете внимание дали всички компоненти от дневния ред са свързани с крайния резултат, който искате да постигнете.

  1. Определете дължината.

Направете срещата възможно най-кратка – толкова, колкото да можете да обсъдите всички точки от дневния ред, но да останете фокусирани. Добре е да оставите пет минути в края, за да направите обобщение и да планирате следващите задачи и стъпки.

  1. Поканете нужните хора.

Обмислете кой е необходимо да присъства. Ако включите повече хора, рискувате да направите срещата по-трудна. По-малък брой участници може да направи срещата по-ефективна. Уверете се, че ключовите хора са наясно своите роли.

  1. Споделете информация с поканените.

Изпратете целта, дневния ред и други необходими материали поне ден предварително. Това ще позволи на участниците да се подготвят и да останат фокусирани върху крайния резултат.

По време на срещата

  1. Започнете и приключете навреме.

Управлението на времето е ключов аспект при воденето на продуктивни срещи. Следете дневния ред и оставащото време, за да приключите навреме.

  1.  Водете разговора и управлявайте прекъсванията.

Поддържайте разговора фокусиран и управлявайте прекъсванията. Записвайте важните точки на дъска и ги отбелязвайте като последващи задачи или теми за друг разговор. По този начин, присъстващите ще се почувстват чути, но няма да се отклонявате от дневния ред.

  1. Направете обобщение.

Водете си бележки по време на разговора. Приключете с обобщение на основните точки, решенията и следващите стъпки, които заедно сте определили. Нека всички са наясно докъде сте стигнали, какво предстои и кой за какво е отговорен.

След срещата

  1. Изпратете протокола на всички.

Ако основните точки и задачите не са записани, може да не постигнете желаният краен резултат. Затова използвайте записките си, за да изпратите на всички протокола от срещата. В идеалния случай той трябва да включва обсъжданите въпроси, взетите решения, следващи стъпки (включително отговорен човек и краен срок) и точки за обсъждане на следващи срещи. По този начин ще ви бъде много по-лесно да проследите задачите впоследствие.

  1. Проследете задачите.

Ако е необходимо, проследете изпълнението на задачите. Това гарантира, че решенията и стъпките, на които сте се съгласили, ще бъдат реализирани.

Дори да не сте отговорни за воденето на срещата, използвайте тези насоки, за да поведете разговора в посока, която ще направи срещите ви много по-ефективни.