Всички сме участвали в лошо организирана среща и знаем какво представлява тя. Отделяте си време в графика, приготвяте се, но не знаете точно за какво ще бъде. Чудите се какво правите там и има ли нужда изобщо от среща (или е могла да бъде имейл). Разговорът няма ясна посока или се обсъждат ненужни детайли. Проточва се много повече от планираното. Присъстват много хора, но не е ясно от кого зависят решенията и задачите. Приключвате срещата без да сте взели решение и без да сте определили следващите си стъпки.
Наред с други добри практики, ефективното водене на срещи е от съществено значение за успеха на всяка организация. Добре планираните и ръководени срещи не само спестяват време и ресурси, но и повишават мотивацията и ангажираността на участниците. Запомнете, че всяка среща е възможност за създаване на стойност и напредък – използвайте я разумно.
Предлагаме ви няколко стъпки, които ще ви помогнат да избегнете горните проблеми и да направите срещите си по-ефективни.
Преди изобщо да планирате среща, помислете дали можете да постигнете целта си като напишете имейл или се обадите по телефона. Ако все пак прецените, че е необходима, следвайте следните стъпки.
Преди срещата
- Определете цел.
Първата стъпка към ефективната среща е определянето на основната цел. По този начин ще можете да се фокусирате и да знаете дали срещата е била успешна. Целта може да бъде да вземете решение, да решите определен проблем, да се сподели конкретна информация или да се обсъди определена тема.
- Съставете дневен ред.
Да си съставите дневен ред има две основни ползи – можете да бъдете сигурни, че ще включите всички необохидми въпроси и ще зададете очаквания за другите присъстващи. Обърнете внимание дали всички компоненти от дневния ред са свързани с крайния резултат, който искате да постигнете.
- Определете дължината.
Направете срещата възможно най-кратка – толкова, колкото да можете да обсъдите всички точки от дневния ред, но да останете фокусирани. Добре е да оставите пет минути в края, за да направите обобщение и да планирате следващите задачи и стъпки.
- Поканете нужните хора.
Обмислете кой е необходимо да присъства. Ако включите повече хора, рискувате да направите срещата по-трудна. По-малък брой участници може да направи срещата по-ефективна. Уверете се, че ключовите хора са наясно своите роли.
- Споделете информация с поканените.
Изпратете целта, дневния ред и други необходими материали поне ден предварително. Това ще позволи на участниците да се подготвят и да останат фокусирани върху крайния резултат.
По време на срещата
- Започнете и приключете навреме.
Управлението на времето е ключов аспект при воденето на продуктивни срещи. Следете дневния ред и оставащото време, за да приключите навреме.
- Водете разговора и управлявайте прекъсванията.
Поддържайте разговора фокусиран и управлявайте прекъсванията. Записвайте важните точки на дъска и ги отбелязвайте като последващи задачи или теми за друг разговор. По този начин, присъстващите ще се почувстват чути, но няма да се отклонявате от дневния ред.
- Направете обобщение.
Водете си бележки по време на разговора. Приключете с обобщение на основните точки, решенията и следващите стъпки, които заедно сте определили. Нека всички са наясно докъде сте стигнали, какво предстои и кой за какво е отговорен.
След срещата
- Изпратете протокола на всички.
Ако основните точки и задачите не са записани, може да не постигнете желаният краен резултат. Затова използвайте записките си, за да изпратите на всички протокола от срещата. В идеалния случай той трябва да включва обсъжданите въпроси, взетите решения, следващи стъпки (включително отговорен човек и краен срок) и точки за обсъждане на следващи срещи. По този начин ще ви бъде много по-лесно да проследите задачите впоследствие.
- Проследете задачите.
Ако е необходимо, проследете изпълнението на задачите. Това гарантира, че решенията и стъпките, на които сте се съгласили, ще бъдат реализирани.
Дори да не сте отговорни за воденето на срещата, използвайте тези насоки, за да поведете разговора в посока, която ще направи срещите ви много по-ефективни.